Giấy phép lao động
Chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động: giấy tờ và kinh nghiệm thực tế
Chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài thường mất thời gian ở khâu gom giấy tờ từ nước ngoài hơn là khâu nộp. Bài này chia sẻ những gì chúng tôi rút ra khi cùng doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ: hồ sơ gồm những gì, nên làm việc nào trước, và những chỗ hay phải làm lại.
Hồ sơ giấy phép lao động gồm những giấy tờ gì
Theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP [1], hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm các nhóm giấy tờ dưới đây. Chúng tôi tóm tắt lại bằng lời dễ hiểu, kèm ghi chú từ việc thực tế:
| Nhóm giấy tờ | Quy định tóm tắt [1] | Kinh nghiệm của chúng tôi |
|---|---|---|
| Văn bản của doanh nghiệp | Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 (khoản 1 Điều 18) | Phần mô tả vị trí công việc nên khớp với bằng cấp, kinh nghiệm của người lao động, tránh mô tả chung chung. |
| Giấy khám sức khoẻ | Do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp; giấy của nước ngoài chỉ dùng khi hai nước có thoả thuận thừa nhận và thời hạn sử dụng không quá 12 tháng (khoản 2 Điều 18) | Chúng tôi thường nhắc khám tại Việt Nam sau khi chuyên gia sang, đỡ phải xác minh giấy nước ngoài. |
| Hộ chiếu | Hộ chiếu còn thời hạn (khoản 3 Điều 18) | Nên xem luôn hạn hộ chiếu so với thời hạn dự kiến làm việc, vì sau này còn làm visa, thẻ tạm trú. |
| Lý lịch tư pháp | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương, cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (khoản 4 Điều 18) | Đây là giấy hay "hết hạn giữa chừng" nhất. Chúng tôi thường để nó gần cuối, khi các giấy khác đã gần đủ. |
| Ảnh | 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính (khoản 5 Điều 18) | Ảnh chụp lâu ngày hoặc đeo kính là lỗi nhỏ nhưng hay gặp. |
| Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc | Tuỳ hình thức: văn bản cử sang làm việc, hợp đồng, thoả thuận… (khoản 6 Điều 18) | Xác định đúng hình thức làm việc ngay từ đầu, vì mỗi hình thức cần giấy tờ khác nhau. |
| Giấy tờ chứng minh vị trí | Chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19 (khoản 7 Điều 18) | Xem chi tiết ở phần dưới; đây là phần doanh nghiệp hỏi nhiều nhất. |
Giấy tờ chứng minh chuyên gia, lao động kỹ thuật
Theo Điều 19 [1], mỗi vị trí cần một loại giấy tờ chứng minh khác nhau. Hai trường hợp chúng tôi gặp nhiều nhất ở doanh nghiệp sản xuất là chuyên gia và lao động kỹ thuật:
- Chuyên gia: thường là văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương, kèm văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài xác nhận số năm kinh nghiệm (điểm a khoản 3 Điều 19).
- Lao động kỹ thuật: văn bằng, chứng chỉ chứng minh được đào tạo ít nhất 01 năm kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm; hoặc chỉ cần văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm (khoản 4 Điều 19). Điều kiện về số năm kinh nghiệm của lao động kỹ thuật được nêu tại khoản 4 Điều 3 [1].
- Người đã từng làm việc tại Việt Nam: được dùng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay cho giấy tờ chứng minh kinh nghiệm (khoản 3, khoản 4 Điều 19).
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, văn bản xác nhận kinh nghiệm là giấy hay phải làm lại nhất. Văn bản nên ghi rõ tên công ty cũ, vị trí, thời gian làm việc từ ngày nào đến ngày nào và công việc cụ thể, để đối chiếu được với vị trí sắp làm ở Việt Nam.
Giấy tờ nước ngoài: hợp pháp hoá và dịch thuật
Theo Điều 5 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP [1], giấy tờ của nước ngoài trong hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật. Sau đó, giấy tờ phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực; nếu là bản sao thì phải chứng thực với bản gốc trước khi dịch.
Kinh nghiệm thực tế của chúng tôi:
- Hỏi trước thời gian hợp pháp hoá ở nước của chuyên gia; mỗi nước một khác.
- Làm hợp pháp hoá cho bản gốc hoặc bản sao đã chứng thực đúng cách ngay từ đầu, tránh phải làm hai lần.
- Kiểm tra tên người lao động trên bằng cấp, hộ chiếu, lý lịch tư pháp có viết giống nhau không; khác một chữ cái cũng mất thời gian giải trình.
Thứ tự chuẩn bị chúng tôi hay dùng
- Xác định hình thức làm việc và vị trí (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật).
- Lên danh sách giấy tờ riêng cho người đó, đánh dấu giấy nào phải xin ở nước ngoài.
- Xin văn bằng, xác nhận kinh nghiệm ở nước ngoài, làm hợp pháp hoá lãnh sự.
- Xin lý lịch tư pháp ở thời điểm phù hợp để còn trong hạn 6 tháng khi nộp [1].
- Dịch thuật, chứng thực; khám sức khoẻ; chụp ảnh đúng quy cách.
- Doanh nghiệp hoàn thiện văn bản theo Mẫu số 03, rà toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.
Về thời hạn: theo Điều 21 [1], giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc… nhưng không quá 02 năm. Chúng tôi thường khuyên doanh nghiệp ghi lại ngày hết hạn ngay khi nhận giấy phép để chủ động chuẩn bị gia hạn hoặc cấp mới.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khám sức khoẻ làm ở nước ngoài có dùng được không?
Theo khoản 2 Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, giấy khám sức khoẻ của nước ngoài chỉ dùng được khi Việt Nam và nước đó có điều ước hoặc thoả thuận thừa nhận lẫn nhau, và thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp. Trên thực tế, chúng tôi thường thấy khám tại Việt Nam đơn giản hơn.
Chuyên gia đã có giấy phép lao động ở công ty khác tại Việt Nam thì có phải xin lại xác nhận kinh nghiệm không?
Theo Điều 19, người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được dùng giấy phép lao động đã được cấp để thay cho giấy tờ chứng minh kinh nghiệm. Hồ sơ cụ thể tuỳ từng trường hợp; doanh nghiệp có thể trao đổi với chúng tôi để xem trường hợp tương tự đã làm thế nào.
Muốn đổi vị trí công việc khi giấy phép còn hạn thì sao?
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực mà muốn thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc nhưng không đổi người sử dụng lao động thì phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.
Nếu doanh nghiệp sắp đón chuyên gia và muốn xem trường hợp của mình nên chuẩn bị thế nào, có thể xem thêm kinh nghiệm hồ sơ giấy phép lao động, kinh nghiệm visa và thẻ tạm trú, hoặc liên hệ trao đổi với chúng tôi.
Nguồn tham khảo
- Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, Chính phủ, ban hành ngày 07/08/2025, hiệu lực từ ngày 07/08/2025 (các Điều 3, 5, 18, 19, 20, 21). Xem trên Hệ thống văn bản Chính phủ · Bản PDF có chữ ký. Truy cập ngày 09/11/2026.
Bài viết chia sẻ kinh nghiệm thực tế, mang tính tham khảo, không phải ý kiến tư vấn pháp lý. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc và cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện.