Virtual Assistant là gì
Virtual Assistant được hiểu là trợ lý cá nhân làm việc trực tuyến từ xa được các doanh nghiệp, cá nhân thuê để thực hiện những nhiệm vụ nhất định. Những công việc của một Virtual Assistant có thể kể đến như: quản lý email, tài liệu, nghiên cứu, trả lời cuộc gọi,… hay thậm chí là những công việc đòi hỏi chuyên môn cao như lập sổ sách kế toán, chiến dịch Marketing, quản lý nội dung mạng xã hội,…
Virtual Assistant là gì? (Nguồn: Internet)
Tìm việc Virtual Assistant ở đâu?
Nếu bạn có hứng thú, muốn thử sức với vị trí Virtual Assistant mà không biết tìm kiếm công việc ở đâu thì chắc chắn không thể bỏ qua Quangminhhd Trang web cung cấp hàng trăm công việc từ khắp nơi, tất cả đã được kiểm duyệt chặt chẽ nên bạn có thể yên tâm và thoải mái lựa chọn công việc phù hợp nhất với định hướng, mục tiêu của mình.
Ngoài ra, những cộng đồng, diễn đàn trực tuyến cũng là nền tảng để bạn cập nhật được những công việc mới nhất cũng như liên kết, học hỏi từ những chuyên gia trong lĩnh vực này.
Đánh giá sự phổ biến của Virtual Assistant
Ngày nay, sự gia tăng của các công nghệ trực tuyến cùng với nhu cầu sử dụng các dịch vụ trực tuyến này càng cao kéo theo công việc Virtual Assistant được nhiều người lựa chọn. Khi thuê một Virtual Assistant làm việc, phía công ty có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, còn những công việc hành chính hằng ngày sẽ được Virtual Assistant giải quyết. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng năng suất công việc.
Ngoài ra, sự linh hoạt, tiện lợi cũng giúp cho công việc này cũng là nguyên nhân khiến công việc Virtual Assistant trở nên phổ biến hơn.
Nhiều người lựa chọn công việc Virtual Assistant bởi sự linh hoạt, tiện lợi (Nguồn: Internet)
Virtual Assistant làm những công việc gì?
Có thể nói, Virtual Assistant rất đa nhiệm, có thể là trợ lý cá nhân, trợ lý điều hành, trợ lý hành chính. Virtual Assistant có thể phụ trách những công việc sau:
- Sắp xếp tài liệu, hồ sơ
- Quản lý, trả lời email, báo cáo cuộc gọi, dự án, đối tác, khách hàng
- Các hoạt động Marketing như: quản lý email, website, nghiên cứu, tối ưu nội dung, các hoạt động truyền thông,…
- Các công việc khác
Tùy thuộc vào lĩnh vực, yêu cầu của khách hàng, các Virtual Assistant sẽ linh hoạt, đảm nhận những công việc khác nhau.
Virtual Assistant đảm nhiệm những công việc chuyên môn khác nhau (Nguồn: Internet)
Triển vọng của người làm trợ lý ảo từ xa
Với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, những việc làm online ngày càng phổ biến và được ưa chuộng, mở ra rất nhiều cơ hội cho những bạn muốn thử sức với công việc này. Một Virtual Assistant có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, do vậy ngành nghề này rất có triển vọng trong tương lai. Từ xử lý email, quản lý lịch trình, tìm kiếm thông tin,… tất cả đều được thực hiện một cách nhanh chóng bởi Virtual Assistant. Ngoài ra, một số lợi ích Virtual Assistant đem lại như:
- Quản lý công việc, tối ưu hóa thời gian và chi phí, tăng năng suất
- Linh hoạt địa điểm, thời gian làm việc
- Là một công việc hấp dẫn cho những bạn muốn làm việc từ xa hoặc muốn cân bằng được giữa công việc, cuộc sống
- Giúp phía công ty có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng
- Dễ dàng tìm kiếm và thuê
Xem thêm: AI – Trí tuệ nhân tạo là gì?
Virtual Assistant cần những kỹ năng gì?
Để trở thành một Virtual Assistant, bạn cần trau dồi những kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp: Với trợ lý ảo, kỹ năng giao tiếp giúp truyền đạt thông tin rõ ràng, chi tiết cho khách hàng và đối tác. Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa hiểu lầm, sai sót, giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
- Kỹ năng tìm kiếm thông tin, giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ cần tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết những vấn đề, yêu cầu từ phía khách hàng. Bao gồm khả năng sử dụng các công cụ tìm kiếm thông tin trên internet, phân tích thông tin, giải quyết vấn đề phát sinh.
- Sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ: Drive, Trello, Slack,.. Biết cách sử dụng những công cụ này sẽ giúp bạn quản lý công việc, tăng khả năng tương tác với khách hàng, giúp làm việc hiệu quả hơn.
- Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian: Do tính chất là làm việc từ xa, linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc nên đòi hỏi virtual assistant phải chủ động quản lý thời gian, lập kế hoạch để đảm bảo được tiến độ công việc đề ra.
- Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Bạn cần có khả năng làm việc độc lập hay phối hợp với những đồng nghiệp cùng nhóm để có thể hoàn thành các mục tiêu công việc hiệu quả nhất..
- Kiến thức về lập trình, xử lý dữ liệu: Với những trợ lý ảo phụ trách những công việc chuyên môn như phân tích, xử lý dữ liệu, thiết kế và cập nhật ứng dụng cho khách hàng thì chắc chắn không thể thiếu những kiến thức về lập trình và xử lý dữ liệu.
Ngoài ra, để “thu hút” được nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, bạn cũng nên trang bị những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau. Ví dụ nếu bạn cung cấp dịch vụ chạy quảng cáo Facebook thì cần kỹ năng đọc, phân tích chỉ số, tối ưu ngân sách, những kỹ thuật chạy ads cơ bản,…
Chủ động quản lý thời gian và công việc là một kỹ năng rất quan trọng với một Virtual Assistant (Nguồn: Internet)
Công cụ AI hỗ trợ Virtual Assistant như thế nào
Trong thời đại công nghệ ngày nay, AI đã đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc tạo ra những giải pháp thông minh và tự động hóa. Các công cụ AI được tích hợp rất nhiều tính năng và chức năng, giúp Virtual Assistant tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc. Một số cách mà AI hoạt động như:
Tự động hóa công việc: AI có thể giúp tự động quá các quy trình công việc như đặt lịch hẹn, gửi email tự động, tạo báo cáo,.. mà không cần tới sự trợ giúp của con người.
Phân loại, đánh giá thông tin: Công cụ AI có thể giúp Virtual Assistant phân loại, đánh giá thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó cung cấp những thông tin chính xác và hữu ích nhất. Ví dụ như lọc, tóm tắt tin tức, bài viết, tài liệu sao cho thông tin được tóm gọn nhưng vẫn đầy đủ những ý quan trọng.
Công cụ AI cũng hỗ trợ Virtual Assistant tiết kiệm thời gian và năng lượng. Bằng tính năng tự động hóa nhiều công việc, có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, AI sẽ giúp trợ lý ảo tập trung xử lý các công việc khác quan trọng hơn.
AI giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc (Nguồn: Internet)
Các công cụ hỗ trợ người trợ lý ảo từ xa
Có kỹ năng của bản thân là chưa đủ, nếu virtual assistant biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ thì có thể nâng cao năng suất và kết quả làm việc. Một số công cụ hỗ trợ bạn có thể tham khảo như:
- Công cụ quản lý nhiệm vụ: Trello, Todoist, Asana
- Quản lý thời gian với RescueTime, Toggl, Clockify
- Ghi chú, lưu trữ thông tin với OneNote, Notion, Evernote
- Xử lý nội dung nhanh hơn với Grammarly, Yoast SEO, Hemingway
Mỗi công việc sẽ yêu cầu bạn linh hoạt sử dụng những công cụ hỗ trợ khác nhau. Chẳng hạn nếu bạn phụ trách công việc phân tích dữ liệu thì bạn sẽ không thể bỏ qua các công cụ như Excel, Tableau, Python, Power BI,…
Mức lương của trợ lý ảo
Mức lương của một Virtual Assistant sẽ phụ thuộc vào vào kinh nghiệm, trình độ hiện có, giao động từ 10$ đến 60$ cho một giờ làm việc. Để biết thêm chi tiết về mức lương của các ngành nghề, bạn có thể truy cập VietnamSalary nhé. Tuy nhiên, việc tìm kiếm đối tác, khách hàng cũng không phải là một điều dễ dàng, đặc biệt là với những bạn mới bắt đầu đảm nhận công việc này. Những năm đầu khi chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể trở thành trợ lý ảo làm việc bán thời gian. Dần dần khi thu nhập ổn định, bạn có thể biến công việc này thành sự nghiệp lâu dài, phát triển dịch vụ chuyên nghiệp.
Mức lương của Virtual Assistant phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm (Nguồn: Internet)
Các dịch vụ Virtual Assistant
Trợ lý truyền thông xã hội
Nếu là một người yêu thích công việc quản lý, sáng tạo nội dung trên mạng xã hội thì bạn có thể đảm nhận công việc trợ lý truyền thông mạng xã hội. Nhiệm vụ chính bạn sẽ làm là đăng tải nội dung, quản lý bình luận, tin nhắn,…
Trợ lý nội dung Blog
Nếu bạn đam mê với việc viết lách, muốn kiếm tiền thành công từ các Blog thì hãy cân nhắc đến vị trí trợ lý nội dung cho các Blogger. Bởi đây chính là cách ngắn nhất để bạn học hỏi được cách các Blogger xây dựng và điều hành Blog của họ.
- Viết, chỉnh sửa, đăng bài lên Blog
- Quản lý, kiểm duyệt bình luận
- Chia sẻ các bài viết từ Blog sang các mạng xã hội
- Tìm kiếm, loại bỏ các liên kết bị hỏng, thêm các liên kết mới.
Làm trợ lý nội dung Blog phù hợp với những bạn đam mê viết lách (Nguồn: Internet)
Trợ lý quản trị
Nếu trước đó bạn đã có kinh nghiệm làm trợ lý văn phòng thì đây cũng là sự lựa chọn phù hợp với bạn nếu muốn theo đuổi công việc virtual assistant. Mặc dù đây không phải là vị trí đem lại doanh thu, lợi nhuận cho công ty nhưng việc hỗ trợ đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Một số công việc bạn sẽ phụ trách như:
- Đặt lịch hẹn, lên kế hoạch đi lại
- Quản lý lịch, lịch biểu
- Quản lý dữ liệu
- Thiết lập các tài liệu, bảng biểu
Trợ lý tài chính
Bạn có thể thử sức với vị trí trợ lý tài chính nếu trước đây bạn đã có kinh nghiệm về tài chính kế toán, đã phụ trách vị trí kế toán viên, nhân viên ngân hàng,… Một số dịch vụ bạn có thể cung cấp như:
- Xử lý thanh toán
- Tạo hóa đơn
- Chính sách lương bổng cho nhân viên.
Nghề trợ lý từ xa đã thay đổi cách chúng ta làm việc và tương tác trong thời đại kỹ thuật số. Với sự đa dạng trong công việc, thu nhập hấp dẫn, linh hoạt trong địa điểm làm việc, Virtual Assistant hứa hẹn sẽ tiếp tục thu hút được rất nhiều sự quan tâm, đặc biệt là thế hệ trẻ.
